📄 Privacy Policy – By-Men
By-Men respects the privacy of all visitors and customers. We process personal data carefully, securely and in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). In this policy, you will find which data we process, why we do so, and what your rights are.
1. Company Information
By-Men is a trade name of Modelita.nl and is responsible for the processing of personal data.
- Company name: Modelita.nl
- Trade name: By-Men
- Address: Eikenstraat 37, 7101MB Winterswijk (no visiting address)
- Chamber of Commerce number: 97164968
- VAT number: NL005253969B09
- Email: support@by-men.com
- Phone: +31 6 15383094
2. Personal Data We Process
We process personal data that you provide to us yourself, or that are collected automatically when using our webshop, including:
- First and last name
- Address details (billing and shipping)
- Email address
- Phone number
- Order and return history
- Payment details (such as payment method; we do not receive full card details)
- IP address and device information
- Browser and session data
- Website usage (e.g., viewed pages, clicks via cookies/analytics)
By-Men does not process special categories of personal data (such as health information, religion, social security numbers or biometric data) and does not knowingly target children under 16. If you believe we have processed data of a minor, please contact us so we can remove it.
3. Purposes of Processing
By-Men uses your data exclusively for legitimate purposes, such as:
- Processing and delivering your order
- Handling payments
- Sending Track & Trace information and delivery updates
- Creating and managing customer accounts
- Customer service and answering questions
- Automated emails such as order confirmations, shipping updates and review requests
- Sending newsletters and offers (only with permission)
- Analysis and improvement of our webshop and services
- Compliance with legal obligations (such as tax retention requirements)
4. Legal Bases for Processing
We process personal data based on the following legal grounds under the GDPR:
- Performance of a contract: to process and deliver your order.
- Legal obligation: such as tax retention of invoice data.
- Consent: for newsletters and certain marketing cookies/tracking.
- Legitimate interest: such as fraud prevention, customer service, and limited analytics.
5. Retention Periods
We do not store your data longer than necessary for the purposes for which they were collected, unless a longer period is legally required.
- Order and invoice data: 7 years (legal tax retention).
- Customer accounts: as long as the account is active. We can delete or anonymize it upon request.
- Newsletter data: until you unsubscribe.
- Cookies: see our Cookie Policy.
6. Sharing with Third Parties
We never sell your data to third parties. Data are only shared with parties necessary for our services, or when legally required. This includes:
- Shopify (platform, hosting, database, order processing)
- Mollie B.V. (our payment provider for iDEAL, Bancontact, credit cards, etc.)
- Payment methods via Mollie (iDEAL, Bancontact, Klarna, credit card, PayPal)
- Shipping carriers (PostNL, DHL, UPS or other couriers)
- IT & hosting providers (security, backups, technical support)
- Analytics & advertising platforms (Google, Meta/Facebook, Instagram, TikTok)
With processors that handle your data on our behalf, we sign processing agreements according to GDPR. These parties act solely on our instructions and not for their own purposes.
If personal data are processed outside the EU/EEA, we only work with parties that use EU-approved Standard Contractual Clauses (SCCs) or equivalent safeguards.
6A. Email Communication & Automation – Klaviyo
By-Men uses Klaviyo to securely send emails, such as order confirmations, shipping updates, review requests and — with permission — newsletters and promotions.
Data shared with Klaviyo may include:
- Email address
- Name
- Order information (order number, products, total amount)
- Delivery status (“shipped”, “delivered”, etc.)
- Email interaction data (opens, clicks)
Klaviyo processes these data to send emails on behalf of By-Men and generate reports. Data are not sold to third parties.
6B. Parcel Tracking & Notifications – Parcel Panel
By-Men uses Parcel Panel for Track & Trace updates so you can follow the status of your order and, if enabled, receive notifications.
Data shared with Parcel Panel may include:
- Name
- Email address
- Order number
- Tracking number
- Product information
- Carrier status updates (processed, in transit, delivered, etc.)
Parcel Panel uses this data exclusively to display shipment information and send relevant notifications.
7. Cookies & Tracking
Our webshop uses cookies for purposes such as:
- Functional operation (shopping cart, login status, language preferences)
- Analytics and optimization of the webshop
- Marketing and personalized advertising (only with consent)
Upon your first visit, we show a cookie banner where you can set your preferences. Advertising platforms like TikTok, Meta and Google only receive marketing data if you have given consent.
More information can be found in our Cookie Policy.
8. Your Rights (GDPR)
As a data subject, you have the following rights:
- Right of access: you may request which data we process.
- Right to rectification: you may have inaccurate or incomplete data corrected.
- Right to erasure: you may request deletion of your data in certain cases.
- Right to restriction: you may request limited processing under specific circumstances.
- Right to data portability: you may request your data in a structured, common format.
- Right to object: including to direct marketing.
You can exercise your rights by sending a request to support@by-men.com. We will respond within 14 days.
If you disagree with how we handle your data, you may file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. International Customers & Data Transfers
By-Men applies the same privacy and security standards for customers inside and outside the EU. Because we use international services (Shopify, Klaviyo, Google, Meta, TikTok), personal data may be processed outside the EU/EEA.
In such cases, we ensure appropriate safeguards are in place, such as EU-approved Standard Contractual Clauses (SCCs).
10. Security
We take appropriate technical and organizational measures to prevent misuse, loss, unauthorized access, unwanted disclosure and unauthorized modification. This includes encrypted connections (SSL), secure systems, limited access rights and reliable processors.
11. Changes to This Privacy Policy
This privacy policy may be updated from time to time, for example due to new legislation or changes in our operations. The most recent version is always available on this page.
12. Contact
If you have questions about this privacy policy or your data, please contact us at:
- 📧 support@by-men.com
📄 Privacybeleid – By-Men
By-Men respecteert de privacy van alle bezoekers en klanten. Wij gaan zorgvuldig en veilig om met persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit beleid lees je welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.
1. Bedrijfsgegevens
By-Men is een handelsnaam van Modelita.nl en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
- Bedrijfsnaam: Modelita.nl
- Handelsnaam: By-Men
- Adres: Eikenstraat 37, 7101MB Winterswijk (geen bezoekadres)
- KvK-nummer: 97164968
- BTW-nummer: NL005253969B09
- E-mail: support@by-men.com
- Telefoon: +31 6 15383094
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, of die automatisch worden verzameld bij gebruik van onze webshop, waaronder:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens (factuur- en verzendadres)
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bestel- en retourgeschiedenis
- Betaalgegevens (zoals betaalmethode; wij ontvangen geen volledige kaartgegevens)
- IP-adres en apparaatgegevens
- Browser- en sessiegegevens
- Websitegebruik (bijv. bekeken pagina’s, klikken via cookies/analytics)
By-Men verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, religie, BSN of biometrische gegevens) en richt zich niet bewust op kinderen jonger dan 16 jaar. Denk je dat wij gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.
3. Doeleinden van de verwerking
By-Men gebruikt je gegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden, zoals:
- Het verwerken en leveren van je bestelling
- Het afhandelen van betalingen
- Het verzenden van Track & Trace-informatie en bezorgupdates
- Het aanmaken en beheren van klantaccounts
- Klantenservice en het beantwoorden van vragen
- Automatische e-mails zoals bestelbevestigingen, verzendupdates en reviewverzoeken
- Het versturen van nieuwsbrieven en aanbiedingen (alleen met toestemming)
- Analyse en verbetering van onze webshop en dienstverlening
- Naleving van wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplichten)
4. Rechtsgronden voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst: om je bestelling te verwerken en te leveren.
- Wettelijke verplichting: zoals fiscale bewaarplicht van factuurgegevens.
- Toestemming: voor nieuwsbrieven en bepaalde marketingcookies/tracking.
- Gerechtvaardigd belang: zoals fraudepreventie, klantenservice en beperkte analyses.
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.
- Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
- Klantaccounts: zolang het account actief is. Op verzoek kunnen we het account verwijderen of anonimiseren.
- Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft.
- Cookies: zie ons Cookiebeleid.
6. Delen met derden
Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening, of wanneer dit wettelijk verplicht is. Dit betreft onder meer:
- Shopify (platform, hosting, database, orderverwerking)
- Mollie B.V. (onze betaalprovider voor iDEAL, Bancontact, creditcards, etc.)
- Betaalmethoden via Mollie (iDEAL, Bancontact, Klarna, creditcard, PayPal)
- Verzenddiensten (PostNL, DHL, UPS of andere vervoerders)
- IT- & hostingpartijen (beveiliging, back-ups, technische ondersteuning)
- Analyse- & advertentieplatforms (Google, Meta/Facebook, Instagram, TikTok)
Met verwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG. Deze partijen handelen uitsluitend in onze opdracht en niet voor eigen doeleinden.
Als persoonsgegevens buiten de EU/EER worden verwerkt, werken wij alleen met partijen die gebruikmaken van door de EU goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) of gelijkwaardige waarborgen.
6A. E-mailcommunicatie & automatisering – Klaviyo
By-Men gebruikt Klaviyo om op een beveiligde manier e-mails te versturen, zoals bestelbevestigingen, verzendupdates, reviewverzoeken en — met toestemming — nieuwsbrieven en promoties.
Gegevens die met Klaviyo worden gedeeld, kunnen onder meer zijn:
- E-mailadres
- Naam
- Bestelinformatie (ordernummer, producten, totaalbedrag)
- Leveringsstatus (“verzonden”, “bezorgd”, etc.)
- E-mailinteractie (opens, clicks)
Klaviyo verwerkt deze gegevens om namens By-Men e-mails te versturen en rapportages te maken. Gegevens worden niet aan derden verkocht.
6B. Zendingen & Track & Trace – Parcel Panel
By-Men gebruikt Parcel Panel voor Track & Trace-updates zodat je de status van je bestelling kunt volgen en, indien ingeschakeld, meldingen kunt ontvangen.
Gegevens die met Parcel Panel worden gedeeld, kunnen onder meer zijn:
- Naam
- E-mailadres
- Ordernummer
- Track & Trace-nummer
- Productinformatie
- Statusupdates van de vervoerder (verwerkt, onderweg, bezorgd, etc.)
Parcel Panel gebruikt deze gegevens uitsluitend om zendinginformatie te tonen en relevante meldingen te versturen.
7. Cookies & tracking
Onze webshop maakt gebruik van cookies voor onder andere:
- Functionele werking (winkelwagen, loginstatus, taalvoorkeuren)
- Analyse en optimalisatie van de webshop
- Marketing en gepersonaliseerde advertenties (alleen met toestemming)
Bij je eerste bezoek tonen wij een cookiebanner waarin je je voorkeuren kunt instellen. Advertentieplatforms zoals TikTok, Meta en Google ontvangen alleen marketingdata als je hiervoor toestemming hebt gegeven.
Meer informatie vind je in ons Cookiebeleid.
8. Jouw rechten (AVG)
Als betrokkene heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
- Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: je kunt in bepaalde gevallen verzoeken om gegevens te laten verwijderen.
- Recht op beperking: je kunt onder specifieke omstandigheden een beperking van de verwerking vragen.
- Recht op dataportabiliteit: je kunt je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar: onder meer tegen verwerking voor direct marketing.
Je kunt je rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar support@by-men.com. Wij reageren binnen 14 dagen.
Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Internationale klanten & doorgifte van gegevens
By-Men hanteert dezelfde privacy- en veiligheidsstandaarden voor klanten binnen en buiten de EU. Omdat wij gebruikmaken van internationale diensten (Shopify, Klaviyo, Google, Meta, TikTok), kunnen persoonsgegevens buiten de EU/EER worden verwerkt.
In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de EU goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s).
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen (SSL), beveiligde systemen, beperkte toegangsrechten en betrouwbare verwerkers.
11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt, bijvoorbeeld vanwege nieuwe wetgeving of wijzigingen in onze werkwijze. De meest recente versie is altijd op deze pagina beschikbaar.
12. Contact
Heb je vragen over dit privacybeleid of over jouw gegevens, neem dan contact met ons op via:
- 📧 support@by-men.com
